Het bijhouden van activa kan een uitdaging zijn voor organisaties, zowel groot als klein. Activa kunnen van locatie veranderen, aan andere mensen worden toegewezen, vervangen worden, enz. Het management wil rapporten over de toewijzing, het gebruik en de onderhoudsgeschiedenis van activa. De boekhouding heeft nauwkeurige gegevens nodig om de voorraad te volgen en afschrijvingen te berekenen.
Het management wil rapporten over activaverdeling, gebruik en onderhoudshistorie. De boekhouding heeft nauwkeurige gegevens nodig om de voorraad te volgen en afschrijvingen te berekenen.
IT: Inventaris aanmaken (software/hardware), barcodes, tagging, afvoeren, softwaretools, garantie, nalevingsniveau van software.
Locatie: inventarisatie, categorisering van vaste en verplaatsbare activa, labelen van apparatuur en machines, evaluatie van activa.
Project: Activaverplaatsing, leveranciers en nieuwe vestigingen.
Financiën: Evaluatie van fysieke activa, opzetten van een database, leveren van leveranciers voor verzekeringen, audits door registeraccountants, afschrijvingsrapport, nalevingsstatus.
Er zijn veel processen en tools die het beheer van informatie over activa en het onderhoud ervan ondersteunen. Afhankelijk van de omvang en de eisen van de organisatie worden tools zoals handmatige, op papier gebaseerde systemen, spreadsheets, EAMS (Enterprise Asset Management Systems) en ERP (Enterprise Resource Planning)-systemen effectief ingezet.
De cruciale kwesties zijn het selecteren van de meest geschikte processen en tools voor uw organisatie en het effectief gebruiken ervan. Deze situaties kunnen leiden tot gegevens van slechte kwaliteit of onnauwkeurigheid, omdat gebruikers geen waarde hechten aan de systemen, inefficiënte processen met aanzienlijke handmatige tussenkomst wanneer de processen niet geoptimaliseerd zijn voor het gebruikte systeem, en dubbele gegevensinvoer of het gebruik van handmatige invoer wanneer de systemen de gegevens beter zouden kunnen beheren. Het uiteindelijke resultaat is vaak een aanzienlijke investering in systemen waarvan de beloofde voordelen nauwelijks worden gerealiseerd.
Outsourcing omvat het volledige procesmanagement, van het verzamelen van vereisten, de inkoop, de levering van activa, het labelen van activa, de toewijzing en de afstoting ervan tot en met de afstoting van activa.
Afhankelijk van het aantal activa en de omvang van de organisatie moet u een team samenstellen dat zich bezighoudt met de activa.
